We initially awaited the Company’s release of guidance regarding the new procedures for FAs regarding the new federally mandated Personal Days. Since that guidance has not been provided, the Union has taken the initiative to offer the following information to assist you in navigating these matters. There is a lack of clarity among our members regarding the recent adjustments to Sick Time (SCK), Family Care Days (SCF) and Personal Days (also SCF). The Union has put together the following Q&A in order to assist the membership in deciphering the differences between the different types. Q: When did this change happen? A: On December 1, 2022, the Minister of Labour announced that all federally regulated full-time employees were entitled to 10 days of paid sick leave and all employees are entitled to 5 days (3 paid and 2 unpaid) of personal leave per calendar year (after 3 months of employment). Q: Why are we only hearing about this now? A: This is not the first time the Union has issued guidance on this matter. The Union issued guidance regarding this in the Quarterly Newsletter in January 2023. Q: Does this mean each employee now gets Sick Family Time and Personal Days? A: No. They are now one and the same. Q: What is the main difference now between Sick Time/Personal Days? A: The main difference that everyone needs to keep in mind is that Sick Time/Personal Days both count DAYS and not credits. Since the legislation references DAYS, the Company must too. Q: But when I look at my Bank balances, it’s still credits. A: The Company is still using CBMS to *sort of* keep track of each occurrence for tracking purposes. In order to change over to a new tracking system that counts DAYS, this would require a complete overhaul of the software for Payroll. This change from credits to days will require each FA to manually keep track of your Sick Time/Personal Days to make sure you are paid correctly. Most changes are handled manually by the Company. Q: Do my Personal Days still come out of my Sick Bank as in the past? A: No. Your Sick Bank (SCK) and Personal Bank (SCF) are now separate. When an FA initially requests to take a Personal Day, Crew Sked will code it as “SCF” and a deduction will temporarily come out of your Sick Bank. At the beginning of the following month, Payroll reconciles all the Personal Days and deposits time back into your Sick Bank (SCK) to offset the withdrawal. Your Personal Day Bank (SCF) will however stay reduced even though your total Sick Bank (SCK) has been reconciled. Q: I do not have any Sick Time left in my bank but I haven’t taken a Personal Day this year. Do I still get paid? A: Yes! Even if you do not have any credits in your Sick Bank and have not taken a Personal Day up to this point, you will still be paid for the Personal Day as it is now a separate category. Q: I already took Family Care Days totalling 20:00 earlier this year. Can I now take Personal Days (either paid or unpaid)? A: Please contact your Base Executive Chair or Regional Vice President as each case needs to be reviewed individually. Q: I took 8 sick days earlier this year and depleted my Sick Bank. I subsequently booked off a 2-day pairing and it was unpaid. Is that correct? A: No! Since the new federal legislation states each full-time employee is entitled to 10 paid sick days per calendar year, those 2 sick days should be paid. Please contact your manager to have this rectified and CC your Base Executive Chair. Q: I didn’t take any Personal Days in 2023. Can I carry them over to next year? A: No. Unused days cannot be carried over into the next calendar year. Q: I took a Personal Day and my manager is asking me for documentation to substantiate my absence. Can they do this? A: Yes. If requested in writing by your manager, you are required to provide supporting documents concerning the reason for the leave. Your manager can request this up to 15 days after your return to work. You must provide these documents so long as it is reasonably practicable to obtain them. Furthermore, should your manager request this from you, please contact your Base Executive Chair and/or Regional Vice President and advise them. Q: I took Sick Days and my manager is asking me for a doctor’s note. Can they do this? A: Yes. Your manager can only request a doctor’s note after your 5th day of being off sick. If getting a medical certificate from your doctor comes at a cost, save your receipt and e-trip to the Company for reimbursement. If the Company does not request a sick note, but you choose to obtain one, please be aware that any associated costs will be your responsibility. Q: I took a Sick Day/Personal Day and my manager is asking me why. Can they do this? A: Yes. At anytime your employer is paying you they can ask questions. Your response should be honest but brief. Q: What are the valid reasons one can take a Sick Day? What about a Personal Day? A: We have compiled a list below of what does/does not constitute a Sick Day/Personal Day. While the list is exhaustive, it does not cover every scenario possible. If a manager questions your use of a Sick Day/Personal Day, please reach out to the Union. What constitutes a Sick Day?
When YOU (the employee) are sick/injured
When YOU (the employee) have a doctor’s/medical appointment
Organ/tissue donation from the employee
Quarantine of the employee
What does not constitute a Sick Day?
If your child/family member is sick
If your child/family member has a doctor’s appointment
What constitutes a Personal Day?
Take care of health obligations for any member of your family or care for them
Take care of obligations related to the education of any family member under age 18
Manage any urgent situation that concerns you or a family member
Attend your citizenship ceremony
Manage any other situation prescribed by regulation
Nous avons d'abord attendu que la compagnie publie des directives concernant les nouvelles procédures pour les AB au sujet des nouveaux jours de congé personnel imposés par le gouvernement fédéral. Comme ces directives n'ont pas été fournies, le syndicat a pris l'initiative de proposer les informations suivantes pour vous aider à naviguer ces questions. Nos membres manquent de clarté en ce qui concerne les récents ajustements apportés au temps de maladie (SCK), aux journées familiale (SCF) et aux jours personnels (également SCF). Le syndicat a élaboré les questions-réponses suivantes afin d'aider les membres à déchiffrer les différences entre les différents types de congés. Q: Quand ce changement s'est-il produit? R: Le 1er décembre 2022, le ministre du Travail a annoncé que tous les employés à temps plein sous réglementation fédérale avaient droit à 10 jours de congé de maladie payés et que tous les employés avaient aussi droit à 5 jours (3 payés et 2 non payés) de congé personnel par année civile (après 3 mois d'emploi). Q: Pourquoi n'en entendons-nous parler que maintenant? R: Ce n'est pas la première fois que le syndicat publie des orientations sur cette question. Nous avions abordé ce sujet dans le bulletin d'information trimestriel de janvier 2023. Q: Cela signifie-t-il que chaque employé a désormais droit à un congé familial et à un congé personnel? R: Non. Ils ne font plus qu'un. Q: Quelle est la principale différence entre le temps de maladie et les congés personnels? R: La principale différence que tout le monde doit garder à l'esprit est que le temps de maladie et les jours personnels comptent tous deux comme des journées, et non des crédits. Étant donné que la législation fait référence à des JOURS, la compagnie doit faire de même. Q: Mais lorsque je regarde le solde de ma banque, il est toujours en crédit. R: La compagnie utilise encore le CBMS pour *en quelque sorte* garder une trace de chaque événement à des fins de suivi. Pour passer à un nouveau système qui compterait les JOURS, il faudrait une révision complète du logiciel de paie. Ce passage de crédits à journées obligera donc chaque AB à suivre manuellement ses congés de maladie/jours personnels pour s'assurer qu'elles sont payées correctement. La plupart des changements sont gérés manuellement par la compagnie. Q: Mes jours personnels sont-ils toujours déduits de ma banque de maladie comme par le passé? R: Non. Votre banque de maladie (SCK) et votre banque personnelle (SCF) sont désormais séparées. Lorsqu'un AB demande initialement à prendre un jour personnel, Crew Sked le code comme "SCF" et une déduction sera temporairement effectuée sur votre banque de maladie. Au début du mois suivant, le département de paie consolide tous les jours personnels et rectifie votre banque de congés maladie (SCK) pour compenser le retrait. Votre banque de jours personnels (SCF) restera toutefois réduite, même si votre banque de jours de maladie (SCK) a été réconciliée. Q: Je n'ai plus de temps de maladie dans ma banque, mais je n'ai pas pris de jours de congé personnel cette année. Serais-je quand même payé? R: Oui! Même si vous n'avez pas de crédits dans votre banque de maladie et que vous n'avez pas pris de jours de congé personnel jusqu'à présent, vous serez quand même payé, car il s'agit désormais d'une catégorie distincte. Q: J'ai déjà pris des journées familiales pour un total de 20 heures au début de l'année. Puis-je maintenant prendre des jours personnels (rémunérés ou non)? R: Veuillez contacter votre président de base ou votre vice-président régional, car chaque cas doit être examiné individuellement. Q: J'ai pris huit jours de congé de maladie au début de l'année et j'ai épuisé ma banque de maladie. Par la suite, j’ai du canceller lors d'un cycle de deux jours pour maladie et cela n'a pas été rémunéré. Est-ce exact? R: Non! Étant donné que la nouvelle législation fédérale stipule que chaque employé à temps plein a droit à 10 jours de maladie payés par année civile, ces 2 jours de maladie devraient être payés. Veuillez contacter votre responsable pour rectifier cette situation et votre president de base. Q: Je n'ai pas pris de jours personnels en 2023. Puis-je les reporter à l'année prochaine? R: Les jours non utilisés ne peuvent pas être reportés sur l'année civile suivante. Q: J'ai pris un jour de congé pour raisons personnelles et mon responsable me demande des documents pour justifier mon absence. Peut-il le faire? R: Oui. Si votre responsable vous le demande par écrit, vous devez fournir des pièces justificatives concernant la raison du congé. Votre responsable peut vous le demander jusqu'à 15 jours après votre retour au travail. Vous devez fournir ces documents tant qu'il est raisonnablement possible de les obtenir. En outre, si votre responsable vous demande cela, veuillez contacter votre president de base et/ou vice-président régional et les en informer. Q: J'ai pris des congés de maladie et mon responsable me demande un certificat médical. Peut-il le faire? R: Oui. Votre responsable ne peut demander un certificat médical qu'après votre cinquième jour d'arrêt de travail. Si l'obtention d'un certificat médical auprès de votre médecin entraîne des frais, conservez votre reçu et envoyez-le par voie électronique à la compagnie pour obtenir un remboursement. Si la Compagnie ne demande pas de certificat de maladie, mais que vous décidez d'en obtenir un, sachez que tous les coûts associés seront à votre charge. Q: J'ai pris un congé de maladie ou un congé personnel et mon supérieur me demande pourquoi. Peut-il le faire? R: Oui. À chaque fois que votre employeur vous paie, il peut vous poser des questions. Votre réponse doit être honnête, mais brève. Q: Quelles sont les raisons valables de prendre un congé de maladie? Qu'en est-il d'un jour de congé personnel? R: Nous avons dressé ci-dessous une liste de ce qui constitue ou non un jour de maladie ou un jour personnel. Bien que cette liste soit exhaustive, elle ne couvre pas tous les scénarios possibles. Si un responsable met en doute votre utilisation d'un jour de maladie ou d'un jour personnel, veuillez contacter le syndicat. Qu'est-ce qu'un jour de maladie?
Lorsque VOUS (l’employé) êtes malade/blessé
Lorsque VOUS (l’employé) avez un rendez-vous chez le médecin
Don d'organes/de tissus par l’employé
Mise en quarantaine de l'employé
Qu'est-ce qui ne constitue pas un jour de maladie?
Si votre enfant/membre de la famille est malade
Si votre enfant/membre de la famille a un rendez-vous chez le médecin
Qu'est-ce qu'une journée personnelle?
Prendre en charge les obligations de santé d'un membre de votre famille ou s'occuper de lui
Assumer les obligations liées à l'éducation de tout membre de la famille âgé de moins de 18 ans
Gérer toute situation urgente vous concernant ou concernant un membre de votre famille
Assister à votre cérémonie de citoyenneté
Gérer toute autre situation prescrite par la réglementation
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